دليلك للتعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية وبرنامج ERP

كانت إدارة المعاملات المالية في السابق مشكلة رئيسية لأصحاب الأعمال، ولكن مع تطور تكنولوجيا المعلومات في هذا المجال، أصبحت المعاملات المالية الإلكترونية من بين أسهل الجوانب في أي نشاط عمل، بغض النظر عن مجاله.

كانت الفواتير تشكل إحدى المشاكل المالية التي كانت تثقل كاهل أصحاب الأعمال سابقًا، وذلك بسبب غياب المرونة في عمليات إصدارها وتحصيلها وتحليلها وحتى حصرها. ولكن اليوم، تم تقديم مفهوم الفاتورة الإلكترونية في مصر، مما يعد تحولًا هامًا سيغير تمامًا تصور العملاء والشركات للفواتير، حيث لن تعد تلك الفواتير عبئًا ثقيلًا. دعونا نلقي نظرة على كيفية تسهيل عملية فواتيرك من خلال الفاتورة الإلكترونية.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية تصدر بدلاً من الفواتير الورقية، حافظة على نفس هدف الفواتير التقليدية في توثيق عمليات البيع والشراء. تسهم رقمنة الفواتير في توفير إطلالة فورية لمصلحة الضرائب المصرية على الفواتير بمجرد إصدارها. وتقوم مصلحة الضرائب بتلقي ومراجعة واعتماد هذه الفواتير بشكل فوري.

يكمن هدف برنامج الفاتورة الإلكترونية في تنظيم عملية نقل الفواتير والوثائق من الشركة المصدرة إلى مصلحة الضرائب المصرية.

في سياق مراجعة الفاتورة، يتم فحص الجوانب الشكلية وضمان توفر جميع البيانات المطلوبة، بالإضافة إلى التأكد من ملكية الفاتورة للشركة الصادرة.

أما عن اعتماد الفاتورة الإلكترونية، يتم ذلك عبر منح كل وثيقة رقمية كود فريد يعرف بـ "UUID"، مما يثبت صحة الفاتورة من الناحية القانونية.

خصائص برنامج الفاتورة الإلكترونية:

تتمثل منظومة الفاتورة الإلكترونية في نظام متكامل يعتمد على أحدث التكنولوجيا لمواكبة التطور، حيث تتميز منظومة الفاتورة الالكترونية بعدة خصائص بارزة منها:

1. رقم تعريفي فريد لكل فاتورة:

تحتوي كل فاتورة في النظام على رقم تعريفي فريد، مما يسهل الرجوع إليها بسهولة دون الحاجة إلى جهد كبير، في مقابل الفواتير الورقية التي تعتمد على رقم داخلي للشركة.

2. التكامل مع برامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP):

تُمكن منظومة الفاتورة الإلكترونية التكامل مع برنامج erp من خلال واجهة برمجة تطبيقات (API)، حيث يقوم المستخدم بتهيئة جهاز الكمبيوتر للتكامل عبر تثبيت برامج خاصة ببرنامج ERP.

3. إصدار جميع الفواتير بشكل موحّد:

على الرغم من تنوع برامج ERP التي ترسل البيانات، يظل شكل الفاتورة موحّدًا؛ حيث يتم نقل البيانات عبر واجهة برمجة التطبيقات بصيغة JSON و XML دون تغيير الشكل الأساسي.

4. إنشاء ملف رقمي للممول:

يتم إنشاء ملف رقمي خاص لكل ممول يحتوي على معلوماته، مما يسهل التعامل مع مصلحة الضرائب بكفاءة وسهولة.

5. إتاحة التوقيع الإلكتروني:

تُتيح المنظومة التوقيع الإلكتروني كهوية رقمية تثبت ملكية الفاتورة، مما يعزز مستوى الأمان والخصوصية ويمنع التلاعب أو الاختراق.

6. إمكانية إصدار وتعديل الفواتير:

يمكن إصدار وتعديل الفواتير باللغتين العربية والإنجليزية داخل المنظومة، مع إمكانية تبادل الفواتير والإشعارات مع الهيئات الأخرى.

7. إتاحة تكويد موحّد للسلع والخدمات:

تستخدم المنظومة تكويدًا موحّدًا للسلع والخدمات باستخدام نظامي GS1 العالمي وEGS المصري، مما يضمن قبول وموافقة مصلحة الضرائب على الأكواد لتحقيق التعامل السلس داخل النظام.

ما هي مكونات الفاتورة الإلكترونية في مصر؟

تعتبر مكونات الفاتورة الإلكترونية في مصر البيانات الأساسية واللازمة، والتي يُشدد على أن تكون مكتملة لضمان قبول الفواتير. هذه البيانات تُعتبر معايير يجب الالتزام بها، وتشمل:

1. الرقم الفريد للفاتورة (UUID): يُعد هذا الرقم الفريد جزءًا أساسيًا من الفاتورة الإلكترونية.

2. التوقيع الإلكتروني/الختم الإلكتروني: يتطلب تقديم توقيع إلكتروني أو ختم إلكتروني كجزء من الفاتورة.

3. بيانات الفاتورة الإلكترونية: تشمل هذه البيانات جميع المعلومات الضرورية المتعلقة بالعملية التجارية المرتبطة بالفاتورة.

4. الأكواد الموحدة للسلع والخدمات: تحتوي الفاتورة على الأكواد الموحدة التي تحدد السلع والخدمات المُدرَجَة فيها.

يتم وضع هذه المكونات، بالإضافة إلى تحديد معايير لعمليات تحويل الفاتورة الإلكترونية، وإرسالها، ومعالجتها، وتحليلها، والتحقق من صحتها ووضعيتها القانونية. يتم ذلك من خلال الإدارات المختصة في الدولة، مثل الجهة المسؤولة عن الضرائب، بهدف تعزيز الكفاءة والفعالية بين الأطراف المشتركة في هذه العملية والمساهمة في حل النزاعات التي قد تنشأ إذا لزم الأمر.

كيفية التسجيل في برنامج الفاتورة الإلكترونية؟

تُقدم المصلحة طريقتين لتسهيل عملية التسجيل في منظومة الفواتير الإلكترونية للممولين:

الطريقة الأولى:

1. إرسال طلب عبر البريد الإلكتروني إلى مصلحة الضرائب المصرية، يتضمن الطلب طلب إنشاء الملف الرقمي.

2. إرفاق بعض البيانات والمستندات مع الطلب، وهي:

• صورة البطاقة الشخصية للمفوض.

• صورة شهادة التسجيل الضريبي للقيمة المضافة.

• صورة البطاقة الضريبية.

• صورة خطاب التفويض للممثل عن الشركة.

• البريد الإلكتروني ورقم الموبايل للشخص المفوض.

3. القيام بزيارة المأمورية المختصة لتقديم أصول تلك المستندات في الموعد المحدد.

4. بعد ذلك، يتم إرسال دعوة من مصلحة الضرائب عبر البريد الإلكتروني للتسجيل وإدخال بيانات الممول.

الطريقة الثانية:

1- استخراج الختم الإلكتروني.

2- البدء في خطوات التسجيل عبر الرابط التالي: https://profile.eta.gov.eg/signUp

3- استخراج التوقيع أو الختم الإلكتروني من خلال إحدى الشركتين المعتمدتين: "شركة مصر للمقاصة والإيداع والقيد المركزي (M.C.D.R.)" أو "الشركة المصرية لخدمات التوقيع الإلكتروني وتأمين المعلومات (EgyptTrust)"، واللتين لديهما الترخيص لاستخراج التوقيع الإلكتروني.

غرامة عدم التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية

تم فرض غرامة على الأفراد والشركات الذين لا يقومون بتسجيل أنفسهم في نظام الفواتير الإلكترونية، حيث بدأ تطبيق العقوبات في 20 ديسمبر 2022. تتراوح هذه العقوبات بين 20 ألف جنيه و100 ألف جنيه للممولين الملزمين بالاعتماد على الفواتير الإلكترونية والذين لا يلتزمون بها كما ينبغي.

وابتداءً من 1 أبريل 2023، تم تشديد العقوبات لتشمل عدم الاعتراف بتوريد ضريبة الدخل من الممول إذا لم يتم إصدار فواتيره بشكل إلكتروني، مع عدم قبول استرداد ضريبة القيمة المضافة المتعلقة به.